שולחים דו״חות לבוס/ית שלכם?

ברור.

מצרף לכם פה כמה טיפים שאולי יעזרו לכם לעשות את זה יותר טוב.

1. רוצה לדעת האם הבוס שלך משתמש בדו״חות האוטומטים שאתה שולח לו? תפסיק לשלוח אותם ותראה האם הוא אומר משהו.
2. אל תמדוד כדי לדעת, תמדוד כדי לקבל החלטה. אם הנתונים שאתה אוסף לא מאפשרים לקבל החלטה, זרוק אותם לפח.
3. זה לא שהנתונים שאספת לא טובים, זה השאלות ששאלת לא מספיק טובות.
4. אל תשתמש בדוחות הדיפולטיים שמספקת המערכת. הם תשובות לשאלות שלא שאלת.
5. רוצה לדעת איזו דאטה כדאי לך לאסוף #1? שאל את עצמך על מה ניסיתם לענות לפני 4 חודשים ולא היתה לכם תשובה.
6. רוצה לדעת איזו דאטה כדאי לך לאסוף #2? שאל את עצמך מה אתה מנסה לפתור ואיזה מדד יגיד לך שהצלחת?
7. רוצה לדעת איזו דאטה כדאי לך לאסוף #3? אל תחשוב אילו נתונים אפשר להוציא מהמערכת, אלא אילו החלטות הצוות שלך רוצה לקבל.
8. מניסיון, את רוב הנתונים בדו״ח לוקח כמה ימים להכין, וכמה דקות לשכוח. במקום לעבוד בלייצר דו״חות תן לאנשים גישה חופשית לדשבורד.
9. רוב הדוחות לא אומרים ללקוח שלך כלום, אבל הוא עדיין רוצה אותם מ 3 סיבות עיקריות: לוודא שאתה עובד, להרגיש שיש לו שליטה, להראות שהוא חכם בפגישות הנהלה.
10. איך אתה יודע האם הדו״חות שלך טובים? אם אתה מסתכל על הנתונים ולא מבין איזה אקשן צריך לבצע עכשיו, כנראה שהם לא טובים.
11. בניגוד למה שחושבים, דשבורדים לא מיועדים כדי לקבל החלטות, אלא לתת לאנשים תחושת שליטה.
12. בדו״חות שלך כדאי שיהיו יותר מילים ממספרים. התובנות שלך הן מה שמשפיע, לא המספרים. אנשים משתכנעים מסיפורים, לא מנתונים.
13. מניסיון, סיפור אמיתי של לקוח משפיע יותר מעשר טבלאות של נתונים.
14. לקוחות אוהבים דאטה, והרבה. אבל ככל שיש להם יותר דאטה, הם הופכים ליותר מבולבלים. צמצם את מה שאתה מספק להם.
15. אם הנתונים יסתרו את מה שהמנהל שלך מאמין בו, הוא ישלח אותך להביא עוד נתונים. אל תעשה את זה. יעזור יותר אם תביא סיפורים אמיתיים של לקוחות שמוכיחים את הממצאים.
16. רוצה שכולם יסכימו על מה הולכים למדוד? בנה את הדוחות שלך מראש כשהם ריקים מנתונים ושלח אותם לכולם. שבוע אחרי זה תתחיל למדוד.
17. אנשים לא מודדים את מה שחשוב, אלא את מה שקל. ככה הם נותנים לכלי לנהל את האסטרטגיה, במקום ההיפך. אם פעם חשבנו שמה שלא נמדד לא מנוהל, היום זה הפך ל-מה שנמדד מנהל אותנו.
18. מספרים לא מדברים בעד עצמם. אנחנו צריכים לספר את הסיפור.
19. ככל שיש יותר דאטה שתגיד לך שאתה צודק, יש יותר דאטה שתגיד שאתה לא. המטרה היא לא להביא יותר נתונים, אלא לאסוף את אלה שצריך.
20. אם יש לך 70% מהדאטה שאתה צריך, זה כנראה מספיק כדי לקבל החלטה. אם תחכה שיהיו לך 90%, כנראה שאתה מקבל החלטות לאט מדי.
21. דו״חות ברמה שבועית הם מקור לסטרס. אם אתם מבקשים את זה מהעובדים שלכם, אתם הופכים אותם ליצרני דו״חות שחושבים בעיקר על הטווח הקצר. יש לכם דשבורד? שחררו את העובדים שלכם לעבוד.
22. אתה לא ספק נתונים, אתה מספר סיפורים שעוזרים לאנשים לקבל החלטות. אם הדו״ח שלך לא עושה את זה, זרוק אותו לפח.
23. איך תדע שיש לך דשבורד טוב? כשאנשים מבינים מה הוא אומר גם אם אין בו מספרים. בדשבורדים תשתמש יותר בויז׳ואל מאשר במספרים.
24. אם אנשים לא מבינים מה הדאטה שלך אומרת, זו אשמתך, לא אשמתם. כדאי לזכור, אין אנשים שלא מבינים גרפים, יש גרפים שאנשים לא מבינים.
25. פילוח נתונים היא ה-אומנות של אנליזה. אם עדיין לא הצלחת למצוא תובנה בנתונים, כנראה שלא פילחת אותם מספיק.
26. בבקשה, אל תשתמשו בתרשימים תלת מימדיים במצגות. יש מעט מאד בני אנוש על כדור הארץ שיכולים להבין מה הם אומרים.
27. המשפט הכי נפוץ כשמישהו מקבל לידיו נתונים הוא: ״משהו לא מסתדר לי.״ אל תתרגשו מזה. בהרבה מקרים זה נובע מהסיפור שהוא מחזיק אצלו בראש בנוגע לאילו תוצאות הוא רוצה לראות.
28. רוצים לספר סיפור עם נתונים? קודם ספרו את הסיפור, ורק אחרי זה תציגו את הנתונים. אם תציגו את הנתונים כבר בהתחלה, אנשים ישתמשו בסיפור שיש להם בראש כדי לעוות אותם. תעשו לכם כלל: קודם WORD, אחר כך EXCEL.
29. אם מישהו מכניס בדו״חות שלו הרבה אפקטים מרהיבים, יש סיכוי שזה כדי להסוות את העובדה שאין לו סיפור. כמו בסרטי אקשן- האפקטים, האש והפיצוצים נועדו להסוות את העובדה שהתוכן גרוע.
30. אם אתה מספק למנכ״ל ולמנהלי הפרוייקטים את אותו דו״ח, כנראה שאתה לא מבין איזו דאטה שניהם צריכים. אנשים בתפקידים שונים מקבלים החלטות שונות, ולכן הם צריכים לקבל דאטה שונה.

יש לכם טיפים נוספים?